LAPORAN
Definisi Laporan
Yaitu bentuk penyajian fakta tentang suatu keadaan atau suatu kegiatan, pada dasarnya fakta yang disajikan itu berkenaan dengan tanggung jawab yang ditugaskan kepada si pelapor. Fakta yang disajikan merupakan bahan atau keterangan berdasarkan keadaan objektif yang dialami sendiri oleh si pelapor (dilihat, didengar, atau dirasakan sendiri) ketika si pelapor melakukan suatu kegiatan.
Dalam pembuatan suatu laporan formal, bahasa yang digunakan haruslah bahasa yang baik, jelas dan teratur. Bahasa yang baik tidak berarti bahwa laporan itu mempergunakan gaya bahasa yang penuh hiasan, melainkan dari segi sintaksis bahasanya teratur, jelas memperlihatkan hubungan yang baik antara satu kata dengan kata yang lain dan antara satu kalimat dengan kalimat lain. Penggunaan kata ganti orang pertama dan kedua harus dihindari, kecuali penggunaan kata ”kami” bila yang menyampaikan laporan adalah suatu badan atau suatu tugas.
Jenis-Jenis Laporan
Laporan
dapat digolongkan menurut :
1. Maksud pelaporan
1. Maksud pelaporan
- Laporan informativ, yaitu laporan yang dimaksudkan untuk memberi informasi dan bukan dimaksudkan untuk memberi analisis atau rekomendasi. Titik pentingnya adalah pemberian informasi yang akurat dan terinci.
- Laporan rekomendasi, yaitu laporan yang di samping memberikan informasi juga menyertakan pendapat si pelapor, dengan maksud memberikan rekomendsasi (usul yang tidak mengikat). Meski demikian akurasi dan rincian informasi tetap diperlukan supaya rekomendasi yang diberikan juga meyakinkan.
- Laporan analitis, yaitu laporan yang memuat sumbangan pikiran si pelapor, bisa berupa pendapat atau saran, setelah melalui analitis yang matang dan mendalam. Kebanyakan laporan akademis berada pada kategori ini.
- Laporan Pertanggungjawaban, di mana si pelapor memberi gambaran tentang pekerjaan yang sedang dilaksanakan (Progress report) atau sudah dilaksanakan (bersifat evaluatif).
- Laporan Kelayakan (feasibility report). Pelapor menganalisis suatu situasi atau masalah secara mendalam untuk menuju penilaian yang bersifat pilihan: layak atau tidak. Berbagai alternative dinanalisis, kemudian ditentukan mana yang lebih baik.
2. Bentuk Laporan
- Laporan berbentuk Memo; Biasanya laporan pendek yang memuat hal – hal pokok saja, dan beredar di kalangan intern organisasi.
- Laporan berbentuk Surat; Isinya lebih panjang daripada laporan yang berbentuk memo, sekitar tiga lembar folio. Bisa ditujukan ke luar organisasi.
- Laporan berbentuk naskah; Laporan ini bisa panjang atau pendek. Bila panjang dibuat dalam format buku, dan dalam penyampaiannya mutlak diperlukan surat atau memo pengantar.
- Laporan berbentuk Campuran; Laporan ini tidak lain gabungan antara bentuk naskah dengan memo atau surat. Dibuat begini karena isinya cukup kompleks sehingga harus dipadukan dengan bentuk naskah agar pengkodean bagian – baiannya lebih mudah dilakukan.
- Laporan berbentuk formulir.
- Laporan berbentuk buku.
3. Waktu Penyampaian
- Laporan Insidental; Laporan ini tidak disampaikan secara rutin, hanya sekali- sekali saja dalam rangka suatu kegiatan yang tidak terjadwal tetap.
- Laporan Periodik; Ditulis dalam suatu periode tertentu dan dinamai sesuai periodenya pula. Contoh: Laporan harian, Mingguan, Bulanan dan seterusnya.
Ciri-ciri Laporan
- Menarik dan enak untuk dibaca oleh orang lain
- Dilengkapi dengan data-data yang lengkap
- Menggunakan bahasa yang baku
Syarat-syarat sebuah laporan
a. Clear
Kejelasan suatu laporan diperlukan baik kejelasan
dalam pemakaian bahasa, istilah, maupun kata-kata harus yang mudah dicerna,
dipahami dan dimengerti bagi si pembaca. Kejelasan suatu laporan tersebut tentu
saja didukung oleh penguasaan materi laporan dari si pemberi laporan sehingga
dengan adanya jaminan bahwa si pembuat laporan menguasai materinya merupakan
jaminan kejelasan suatu laporan di samping hal-hal tersebut diatas.
b. Mengenai sasaran permasalahannya
Caranya dengan jalan menghindarkan pemakaian kata-kata
yang membingungkan atau tidak muluk-muluk, demikian juga dalam hal penyusunan
kata-kata maupun kalimat harus yang jelas, singkat jangan sampai melantur
kemana-mana dan bertele-tele yang membuat si pembaca laporan semakin bingung
dan tidak mengerti.
c. Lengkap
Kelengkapan tersebut menyangkut :
a. Permasalahan yang dibahas harus sudah terselesaikan
semua sehingga tidak menimbulkan tanda tanya.
b. Pembahasan urutan permasalahan harus sesuai dengan
prioritas penting tidaknya permasalahan diselesaikan atau dengan kata lain
masalah yang sangat penting diutamakan pembahasannya baru masalah-masalah yang
timbul dalam pembahasan sampingan seyogyanya juga dibahas. Sehingga laporan
menjadi lengkap dan mantap karena sudah mencakup segala segi yang didukung
dengan data-data statistik yang jelas dan lengkap.
d. Tepat waktu dan cermat
Tepat waktu sangat diperlukan dalam penyampaian
laporan kepada pihak-pihak yang membutuhkan karena pihak yang membutuhkan
laporan untuk menghadapi masalah-masalah yang bersifat mendadak membutuhkan
pembuat laporan yang bisa diusahakan secepat-cepatnya dibuat dan disampaikan.
Kalau sampai terjadi keterlambatan penyampai laporan bagi yang berkepentingan
berarti terjadi pemborosan waktu maupun tenaga karena kalau misalnya laporan
tersebut diperlukan untuk bagian pengendalian produksi maka bagian pengendalian
produksi akan kacau karena bagian ini menyangkut proses produksi yang
berlangsung terus menerus. Oleh karena itu ketepatan waktu maupun kecermatan
pembuatan laporan sangat dibutuhkan apalagi bila laporan tersebut menyangkut
tindakan koreksi yang harus ada follow up nya.
e. Tetap
Laporan yang diduking data-data yang bersifat tetap
dalam arti selalu akurat dan tidak berubah-ubah sesuai dengan perubahan waktu
dan keadaan akan membuat suatu laporan lebih dapat dipercaya dan diterima.
Keterangan-keterangan dalam menyampaikan laporan tidak boleh saling
bertentangan satu sama lain.
f. Objective dan factual
Pembuatan laporan harus berdasarkan fakta-fakta yang
bisa dibuktikan kebenarannya maupun dibuat secara obyektif.
Sumber:
www.wikipedia.org
http://raveltglory.blogspot.com/2011/11/prinsip-struktur-jenis-dan-macam-macam.html
